Dokumentowanie wysokości wynagrodzeń cz. II
w celu ustalenia podstawy wymiaru świadczeń emerytalnych

Zgodnie z nadal obowiązującym § 20 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (Dz. U. Nr 10, poz. 49 z pózn. zmianami), dokumentem potwierdzającym wysokość wynagrodzeń w celu ustalenia podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych jest zaświadczenie wystawione przez pracodawcę na druku określonym przez ZUS (druk ZUS Rp - 7) lub legitymacja ubezpieczeniowa, zawierająca odpowiednie wpisy o okresach zatrudnienia i osiąganych w tych okresach wynagrodzeniach.

Obowiązuje generalna zasada, że zaświadczenie stwierdzające wysokość osiąganych wynagrodzeń lub dochodu powinno być wystawione przez pracodawcę lub prawnego następcę pracodawcy na podstawie dokumentacji płacowej. Jeżeli jednak dokumentacja taka nie istnieje, zaświadczenie o wysokości osiągniętych wynagrodzeń może być wydane na podstawie danych zawartych w aktach osobowych pracownika, np. w umowie o pracę, pismach o powołaniu, mianowaniu oraz w innych pismach, określających wynagrodzenie danej osoby.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń z dokumentacji zastępczej obowiązuje ścisła zasada uwzględniania tylko takich składników wynagrodzenia określonego w aktach osobowych, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako stałe składniki w określonej wysokości, np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo itp.

Inne składniki wynagrodzenia - premie, nagrody czy dodatki mogą być uwzględnione tylko wówczas, gdy zachowana dokumentacja wskazuje niewątpliwie na ich faktyczną wypłatę w określonej wysokości, od której została odprowadzona składka na ubezpieczenie społeczne. Nie można więc uwzględniać premii, nagród czy dodatków określonych w dokumentacji osobowej pracownika jako składniki wynagrodzenia przysługującego warunkowo (np. uzależnione od wykonania planu produkcyjnego) lub uznaniowo i wypłacanych w zmiennych wysokościach - w razie braków dokumentów potwierdzających ich wypłatę i wysokość. W przypadku gdy w aktach osobowych pracownika wynagrodzenie określone jest stawką godzinową - dopuszczalne jest ustalenie wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru świadczenia tylko wówczas, jeżeli zachowały się dane dotyczące liczby godzin, jaką pracownik faktycznie przepracował w danym okresie na określonym stanowisku (dziennie, tygodniowo lub miesięcznie).

W razie gdy zainteresowany nie ma możliwości uzyskania wymaganych dowodów, możliwe jest przyjęcie kopii dokumentacji płacowej sporządzonej przez archiwum lub uwierzytelnionej kopii sporządzonej przez inne instytucje przechowujące dokumentację danego zakładu pracy bądź prywatną formę przechowalniczą.

Archiwa państwowe nie są jednak upoważnione do wystawiania zaświadczeń według ustalonego wzoru (ZUS Rp - 7) osobom nie będącym pracownikami tych archiwów. Zobowiązane są natomiast do wydawania - na podstawie posiadanych materiałów archiwalnych - uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów, a także zaświadczeń. Kopie dokumentów powinny być uwierzytelnione przez osoby kierujące archiwum. Do ustalenia podstawy wymiaru z takiej dokumentacji może być przyjęte wynagrodzenie i ewentualnie wykazane inne składniki, co do których nie ma wątpliwości, iż były wypłacone i podlegały składce na ubezpieczenie społeczne. 

Dokumentowanie wynagrodzeń na podstawie wpisów legitymacji ubezpieczeniowej

Legitymacja ubezpieczeniowa powinna zawierać następujące wpisy o osiąganych wynagrodzeniach: datę rozpoczęcia i zakończenia pracy, rodzaj wykonywanej pracy, kwotę wynagrodzenia, rok w którym to wynagrodzenie zostało osiągnięte, pieczątkę zakładu pracy, podpis oraz pieczątkę pracodawcy lub upoważnionego pracownika i podpis oraz pieczątkę służbową kierownika komórki finansowej upoważnionego pracownika. Podkreślić należy, że legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca odpowiednie wpisy stanowi samoistny środek dowodowy. Pracodawca nie powinien zatem wystawiać zaświadczenia na podstawie wcześniejszych wpisów w legitymacji ubezpieczeniowej. Obowiązujące w ubiegłych latach regulacje dotyczące legitymacji ubezpieczeniowych, zasad dokonywania wpisów oraz wzorów legitymacji nie zawierały warunku zamieszczania imiennej pieczątki osoby dokonującej lub odpowiedzialnej za wpis dotyczący wynagrodzeń. Stąd też wpisy o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dokonywane w funkcjonujących od lat 50. legitymacjach zawierających rubrykę oznaczoną dyspozycją „stempel, data i podpis osoby odpowiedzialnej za wpis” - często są opatrzone jedynie pieczątką zakładu pracy i nie zawierają pieczątki osoby odpowiedzialnej za wpis, a jedynie jej odręczny podpis i datę dokonania wpisu. Wprowadzenie nowego wzoru legitymacji, określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 16 maja 1991 r. w sprawie wzoru i trybu wystawiania legitymacji ubezpieczeniowych (Dz. U. nr 51, poz. 223), nakłada na pracodawcę obowiązek stosowania także imiennej pieczątki osoby wpisującej wynagrodzenie w legitymacji ubezpieczeniowej.

Jednakże brak pieczątki imiennej, szczególnie w legitymacjach starego typu, nie eliminuje wpisu o wysokości wynagrodzenia jako środka dowodowego, jeżeli całość dokumentu oraz dokonane w nim wpisy nie budzą zastrzeżeń co do ich autentyczności. 

Warto w tym miejscu przypomnieć, że wysokości wynagrodzenia lub dochodu, który ma stanowić podstawę wymiaru emerytury lub renty (a także kapitału początkowego) nie można udowodnić zeznaniami świadków. 

Potwierdzanie okresów ubezpieczenia oraz podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie przez ZUS

Oddział ZUS właściwy ze względu na siedzibę zakładu pracy, miejsce wykonywania pracy lub miejsce zamieszkania ubezpieczonego (jeżeli osoba zainteresowana sama za siebie opłacała składki na ubezpieczenie społeczne) - na podstawie dokumentacji własnej - może potwierdzić: 

1. okres podlegania ubezpieczeniu społecznemu oraz okres opłacania składek na ubezpieczenie społeczne i wysokość podstawy wymiaru składek: 

a) osobom, które prowadziły działalność na własny rachunek oraz innym osobom nie pozostającym w stosunku pracy, mianowicie: 

• rzemieślnikom (tj. osobom wykonującym rzemiosło na podstawie wymaganego uprawnienia przemysłowego, zezwolenia, karty rzemieślniczej) i osobom z nimi współpracującym (za okres od 1 lipca 1965 r.), 

• właścicielom i współwłaścicielom taksówek (za okres od 1 lipca 1969 r.),

• osobom, które zajmowały się rybołówstwem morskim na własny rachunek, oraz uprawiały flisactwo turystyczne na rzece Dunajec i osobom z nimi współpracującym (za okres od 1 marca 1970 r.),

• osobom prowadzącym działalność handlowo-usługową na własny rachunek i osobom z nimi współpracującym (za okres od 25 sierpnia 1973 r.),

• adwokatom, którzy wykonywali zawód indywidualnie, poza zespołem adwokackim (za okres od 27 czerwca 1984 r.), 

• twórcom i artystom, którzy byli objęci zaopatrzeniem emerytalnym twórców (za okres od 1 stycznia 1974 r.),

• duchownym (za okres od 1 lipca 1989 r.)

b) osobom, które pozostawały w stosunku pracy, a mianowicie: 

• pracownikom, zatrudnionym w gospodarstwach domowych i przy obsłudze prywatnych domów mieszkalnych (za okres od 1 lipca 1970 r.),

• pracownikom nieuspołecznionych zakładów pracy, a od 1 stycznia 1990 r. pracownikom zakładów pracy zatrudniającym nie więcej niż 20 pracowników. 

Wymienione wyżej osoby zgłaszane były imiennie do ubezpieczenia społecznego, także składki opłacane za nie były rozliczane imiennie; 

2. Okresy podlegania ubezpieczeniu społecznemu osobom, które: 

• na podstawie umowy zlecenia lub umowy agencyjnej prowadziły zakłady gastronomiczne oraz stacje benzynowe oraz osobom z nimi współpracującym (za okres od 1 października 1966 r.),

• prowadziły urządzenia turystyczne i kolektury Państwowego Przedsiębiorstwa „Totalizator Sportowy” oraz przewodnikom turystycznym, a także osobom z nimi współpracującym (za okres od 1 sierpnia 1968 r.),

• na podstawie umowy zlecenia lub umowy agencyjnej prowadziły uspołecznione sklepy i księgarnie oraz osobom z nimi współpracującym (za okres od 1 maja 1969 r.),

• na podstawie umowy agencyjnej prowadziły działalność na rzecz przedsiębiorstw upowszechniania prasy i książki Robotniczej Spółdzielni Wydawniczej „Prasa - Książka - Ruch” oraz osobom z nimi współpracującym (za okres od 1 lipca 1973 r.),

• wykonywały pracę na podstawie umów zlecenia zawartych ze zleceniodawcą innym niż uspołeczniony zakład pracy, zatrudniającym do 20 osób wykonujących umowy, a także osobom współpracującym (za okres od 5 maja 1992 r.).

Wymienione wyżej osoby były zgłaszane do ubezpieczenia społecznego imiennie, a rozliczanie składek odbywało się bezimiennie.

Kierownik Wydziału
mgr Beata Kociszewska-Rozum