Otwarty konkurs ofert na organizację Europejskiego Festiwalu Muzycznego

Autor: Gazeta Otwocka

05/06/2017

OGŁOSZENIE

 z dnia  05 czerwca  2017 r.

 

Działając na podstawie art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r., poz. 1817 ze zm.), zwanej dalej „ustawą” oraz w związku z § 11 załącznika do uchwały nr XXVII/294/12 Rady Miasta Otwocka z dnia
27 listopada 2012 r. w sprawie przyjęcia Wieloletniego Programu Współpracy Miasta Otwocka z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy na lata 2013 – 2017, Prezydent Miasta Otwocka ogłasza otwarty konkurs ofert na realizację zadań publicznych z zakresu upowszechniania kultury i ochrony dziedzictwa narodowego w Otwocku w 2017 roku.

Lp.

Rodzaj zadania, warunki i wysokość środków realizacji zadania

 

Wysokość środków
 w złotych

I.

Upowszechnianie kultury i ochrony  dziedzictwa narodowego

 

55.000,00

 

  1.  

Organizacja i przeprowadzenie koncertów muzyki klasycznej
w ramach XIV edycji Europejskiego Festiwalu Muzycznego w Otwocku

55.000,00

 

  1. I.      Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację objętych konkursem zadań w 2017 r. wynosi 55.000,00 zł.

 

  1. II.    Zasady przyznawania dotacji.

1)    Postępowanie w sprawie przyznania dotacji odbywać się będzie zgodnie z zasadami określonymi w ustawie  z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r., poz. 1817 ze zm), zwaną dalej „ustawą”.

2)    Na dane zadanie podmiot może otrzymać dotację tylko z jednej jednostki organizacyjnej Miasta Otwocka. W przypadku stwierdzenia otrzymania wcześniej dotacji z budżetu Miasta Otwocka na to samo zadanie lub jego część, oferta nie będzie rozpatrywana.

3)    Realizacja zadań w nastąpi w formie wsparcia wraz z dofinansowaniem lub powierzenia wraz ze sfinansowaniem.

4)    W przypadku, gdy suma wnioskowanych dotacji, wynikająca ze złożonych ofert, przekracza wysokość środków przeznaczonych na realizację zadań publicznych, organizator konkursu zastrzega sobie możliwość zmniejszania wielkości przyznanych środków finansowych.

  1. III.   Termin realizacji zadania.

1)    Zadania muszą być realizowane od lipca do  grudnia 2017 r.

  1. IV.  Warunki realizacji zadania.
    1. Działania, których realizację należy uwzględnić przy planowaniu zadania:

a)      określenie odbiorców,

b)      prowadzenie dokumentacji z realizacji zadania.

2.Podmioty realizujące zadanie zobowiązują się do bieżącej współpracy z Miastem m. in. poprzez przygotowanie informacji o projekcie, udział w spotkaniach /konferencjach promujących zadanie.

3.Zadanie zawarte w ofercie może być realizowane wspólnie przez dwa lub więcej podmioty, jeżeli oferta została złożona wspólnie. W takim przypadku wszystkie podmioty odpowiadają solidarnie za zobowiązania, o których mowa w art. 16 ust. 1 ustawy. Oferta wspólna wskazuje:

a)    jakie działania w ramach realizacji zadania publicznego będą wykonywać poszczególne organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy,

b)    sposób reprezentacji podmiotów, o których mowa w art. 14 ust. 2 ustawy wobec organu administracji publicznej,

  1. Umowę zawartą między organizacjami pozarządowymi lub podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy określającą zakres ich świadczeń składających się na realizację zadania publicznego, którą załącza się do umowy o wsparcie lub powierzenie realizacji zadania publicznego.
  2. Podmioty realizujące zadanie zobowiązują się do informowania w wydawanych przez siebie, w ramach zadania, publikacjach, materiałach informacyjnych i promocyjnych, poprzez media, w tym na stronie internetowej Podmiotu, jak również stosownie do charakteru zadania, poprzez widoczną w miejscu jego realizacji tablicę o fakcie współfinansowania bądź finansowania realizacji zadań przez Miasto Otwock. Informacja o współfinansowaniu bądź finansowaniu zadania przez Miasto Otwock powinna zawierać herb Miasta Otwocka oraz napis „Projekt współfinansuje Miasto Otwock” lub „Projekt finansuje Miasto Otwock”.
  3. Podmioty realizujące zadanie powinny posiadać niezbędne warunki i doświadczenie w realizacji zadań o podobnym charakterze, w tym: kadrę, specjalistów o kwalifikacjach potwierdzonych dokumentami; przeszkolonych wolontariuszy, bazę lokalową (własną lub potwierdzoną umową przyrzeczenia najmu/użyczenia) umożliwiającą realizację zadania.
  4. Wkład osobowy, w tym wkład pracy wolontariuszy, może być uwzględniony
    w kosztorysie ze względu na rodzaj kosztów (pkt IV.1 oferty – Kosztorys ze względu na rodzaj kosztów) w wysokości nieprzekraczającej 50% łącznej kwoty finansowych środków własnych i środków z innych źródeł, w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego.
  5. Dopuszcza się pobieranie opłat od adresatów zadania pod warunkiem, że podmiot realizujący zadanie publiczne prowadzi działalność odpłatną pożytku publicznego,
    z której zysk przeznacza na działalność statutową w ramach realizowanego zadania.
  6. Organizacja pozarządowa oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy są zobowiązane do wyodrębnienia w ewidencji księgowej środków otrzymanych na realizację umowy, o której mowa w art. 16 ust. 1 ustawy. Przepis art. 10 ust. 1 ustawy stosuje się odpowiednio.

10. Organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy, z którymi organ administracji publicznej zawarł umowę, o której mowa w ust. 1 ustawy, mogą zlecić realizację zadania publicznego wybranym, w sposób zapewniający jawność
i uczciwą konkurencję organizacjom pozarządowym lub podmiotom wymienionym w art. 3 ust. 3 ustawy, niebędącym stronami umowy, odpowiednio o wsparcie realizacji zadania publicznego lub o powierzenie zadania publicznego. Informacja o takim zleceniu realizacji całości lub części zadania musi być wskazana w pkt V. 4. oferty Informacja, czy oferent/oferenci przewiduje(-ą) zlecać realizację zadania publicznego w trybie, o którym mowa w art. 16 ust. 7 ustawy.

11. Istnieje możliwość zakupu przez podmiot usług polegających na wykonaniu czynności o charakterze technicznym lub specjalistycznym, powiązanych z realizacją zadania, jednak niestanowiących jego meritum.

12. Podmiot, realizując zadanie, zobowiązany jest do stosowania zapisów prawa,
w szczególności ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922), ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1870 z póź. zm.).

13. W przypadku, gdy podmiot jest podatnikiem podatku VAT i ma możliwość skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego, a realizowane zadanie ma związek z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT, dokonując rozliczenia dotacji przyznanej w kwocie brutto, podmiot jest zobowiązany również do zwrotu kwoty stanowiącej równowartość kwoty podatku VAT naliczonego, jaka może zostać uwzględniona w rozliczeniu należnego zobowiązania.

  1. V.    Termin i warunki składania ofert:

Oferty należy składać wyłącznie na drukach, których wzór określa załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 roku w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2016 roku Nr 239 i 395). Formularz oferty wraz z załącznikami dostępny jest na stronie internetowej Urzędu Miasta Otwocka www.otwock.pl/obywatelski Otwock/współpraca z NGO /otwarte konkursy ofert lub w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Otwocka dostępnym na stronie internetowej Urzędu Miasta Otwocka pod adresem www.otwock.pl w zakładce NGO/otwarte konkursy ofert

  1. Oferty należy składać w Wydziale Organizacyjnym Urzędu Miasta Otwocka, przy ul. Armii Krajowej 5, bud. B, pok. 1 w nieprzekraczalnym terminie do dnia 26 czerwca 2017 r. (poniedziałek) do godz. 16.00 (decyduje data wpływu do kancelarii) lub przesyłać na adres: Urząd Miasta Otwocka, ul. Armii Krajowej 5, 05-400 Otwock (decyduje data wpływu do kancelarii).
  2. Oferty należy składać w zamkniętej kopercie, w miejscu i czasie określonym w ogłoszeniu. Koperta powinna być opatrzona „wizytówką, której wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszego ogłoszenia.

 

Pouczenie:

1)     Wszystkie strony oferty muszą być ze sobą połączone (np. zszyte) i ponumerowane.

2)     Wszystkie załączniki do oferty muszą być ze sobą połączone (np. zszyte) i ponumerowane.

3)     Po terminie, podanym w dziale VI pkt 2 złożone oferty nie podlegają uzupełnieniu ani korekcie.

  1. Przed złożeniem oferty pracownicy Wydziału Kultury i Promocji Urzędu Miasta Otwocka mogą udzielać stosownych wyjaśnień na pytania oferenta, dotyczących zadań konkursowych oraz wymogów formalnych (ul. Armii Krajowej 5, bud. A, pok. 12, nr telefon 788 37 18 w poniedziałki w godz. 8.00 – 18.00 i od wtorku do piątku w godz. 8.00 – 16.00).

 

  1. VI.  Wymagana dokumentacja:

 

Dokumenty podstawowe:

  1. Prawidłowo wypełniony formularz oferty podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli, zgodnie z kopią aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji.

Pouczenie:

1)     Ofertę oraz załączniki należy składać w jednym egzemplarzu.

2)     Wszystkie pola oferty muszą zostać czytelnie wypełnione. W pola, które nie odnoszą się do oferenta, należy wpisać „nie dotyczy”.

3)     W dokumencie nie wolno dokonywać skreśleń i poprawek, poza wyraźnie wskazanymi rubrykami.

4)     We wskazanych miejscach należy umieścić pieczęć podmiotu.

 

  1. Kopia aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji. Odpis musi być zgodny z aktualnym stanem faktycznym i prawnym, niezależnie od tego, kiedy został wydany.
  2. W przypadku wyboru innego sposobu reprezentacji podmiotów składających ofertę wspólną niż wynikający z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru – dokument potwierdzający upoważnienie do działania w imieniu oferenta(-ów).
  3. Sprawozdanie merytoryczne z działalności (zgodnie z zakresem działalności określonym w art. 4 ustawy za rok ubiegły lub, w przypadku krótszej działalności, za okres od dnia rejestracji do dnia złożenia oferty.
  4. Sprawozdanie finansowe sporządzane na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r., poz. 1047 ze zm.) i składające się z trzech elementów: bilansu, rachunku wyników lub rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej.
  5. Statut oferenta.
  6. Dokument(y) poświadczające zgodę na zajęcie przestrzeni, w której ma być realizowany program, na czas jego trwania. Jeśli zadanie realizowane będzie w wielu miejscach, których dokładne wskazanie nie jest możliwe, przedstawienie ww. dokumentów nie jest wymagane.
  7. Dokument(y) poświadczające prawo zajmowania lokalu (lokali), w którym (których) realizowany ma być program np: akt własności, umowa najmu, umowa użyczenia, porozumienie w sprawie udostępnienia lokalu lub przyrzeczenie użyczenia lokalu. W przypadku realizowania programu w kilku miejscach, należy dołączyć dokumenty poświadczające prawo zajmowania wszystkich lokali/miejsc. Jeśli zadanie realizowane będzie w wielu miejscach, których dokładne wskazanie nie jest możliwe, przedstawienie ww. dokumentów nie jest wymagane
  8. Umowę partnerską lub oświadczenie partnera, w przypadku ofert wspólnej.
  9. Dostarczenie na wezwanie właściwej komórki organizacyjnej Urzędu Miasta Otwocka innych dokumentów związanych z realizacją zadania  celem kontroli prawidłowości wydatkowania dotacji oraz kontroli prowadzenia właściwej dokumentacji z nią związanej.

Pouczenie:

1)     Przez sprawozdanie finansowe rozumie się zatwierdzone sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy.

2)     Dopuszcza się możliwość przedłożenia sprawozdania złożonego do właściwego organu, ale jeszcze nie zatwierdzonego przez organ zatwierdzający, o którym mowa w art. 53
ust. 1 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości.

 

Dopuszcza się możliwość złożenia, zamiast sprawozdania finansowego, informacji finansowej w następujących przypadkach:

a)    organizacje, które ze względu na termin, o którym mowa w art. 52 ust. 1 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości, nie mają możliwości dołączenia sprawozdania finansowego, składają informację finansową za ostatni rok obrotowy  na druku stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia

b)    podmioty kościelne (kościelne osoby prawne nieposiadające statusu organizacji pożytku publicznego) składają oświadczenie na druku stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego ogłoszenia.

 

  1. Oświadczenie oferenta zgodne ze wzorem załącznika nr 2 do niniejszego ogłoszenia.

Pouczenie:

Dokument uznaje się za poprawny pod względem formalnym, gdy zostaną skreślone/usunięte wszystkie niepotrzebne sformułowania oznaczone gwiazdką oraz zostaną podane wszystkie żądane informacje.

Do oferty mogą być dołączone inne załączniki, w tym rekomendacje i opinie o oferencie lub o realizowanych przez niego projektach.

Pouczenie:

Ofertę, wszystkie oświadczenia i inne dokumenty załączone do oferty muszą podpisywać osoby uprawnione do reprezentowania danego podmiotu i składania oświadczeń woli w jego imieniu.

1)      W przypadku wystawienia przez ww. osoby upoważnień do podpisywania dokumentów (lub określonych rodzajów dokumentów), upoważnienia muszą być dołączone do oferty.

2)      Jeżeli osoby uprawnione nie dysponują pieczątkami imiennymi, podpis musi być złożony pełnym imieniem i nazwiskiem (czytelnie) z zaznaczeniem pełnionej funkcji.

3)      W przypadku złożenia załącznika w formie wydruku komputerowego, musi być on podpisany jak oryginał i opatrzony datą.

4)      Potwierdzenie za zgodność z oryginałem złożonych kserokopii dokumentów następuje poprzez odpowiednie skreślenie/usunięcie niepotrzebnego sformułowania w pkt. 8 Oświadczenia oferenta.

5)      W przypadku, gdy oferta jest składana przez więcej niż jeden podmiot, każdy z podmiotów zobowiązany jest do załączenia kompletu dokumentów podstawowych (dział VI).

 

Złożenie oferty bez wszystkich wymaganych, prawidłowo wypełnionych i podpisanych, załączników spowoduje odrzucenie oferty z przyczyn formalnych.

 

Złożenie oferty nie jest równoznaczne z zapewnieniem przyznania dotacji lub przyznaniem dotacji w oczekiwanej wysokości.

 

VII. Ocena ofert:

 

  1. Otwarcie kopert z ofertami konkursowymi oraz dokonanie oceny formalnej złożonych ofert, zgodnie z wymaganiami podanymi w dziale VII niniejszego ogłoszenia, nastąpi na posiedzeniu powołanej przez Prezydenta komisji konkursowej ds. opiniowania ofert.
  2. Oferty, które nie spełnią wymogów formalnych, nie będą dalej rozpatrywane.
  3. Opinii merytorycznej złożonych ofert, w oparciu o przepisy ustawy oraz kryteria podane
    w treści niniejszego ogłoszenia, dokona Komisja konkursowa.
  4. Po analizie złożonych ofert Komisja konkursowa przedłoży rekomendacje co do wyboru ofert Prezydentowi Miasta Otwocka.
  5. Rozstrzygnięcia konkursu ofert dokona Prezydent Miasta Otwocka nie później niż
    w terminie 21 dni od terminu zakończenia składania ofert.
  6. Wyniki otwartego konkursu ofert zostaną podane do wiadomości publicznej na stronie internetowej Urzędu Miasta Otwocka www.otwock.pl/BIP/otwarte konkursy ofert.
  7. Środki finansowe zostaną rozdzielone pomiędzy podmioty uprawnione, których oferty będą wyłonione w drodze konkursu. Możliwe jest dofinansowanie więcej niż jednej oferty, dofinansowanie jednej oferty lub nie dofinansowywanie żadnej z ofert.
  8. Od rozstrzygnięcia w sprawie wyboru oferty i udzieleniu dotacji nie stosuje się trybu odwoławczego.
  9. Rozstrzygnięcie konkursu nie jest równoznaczne z przyznaniem dotacji.
  10. Warunkiem przekazania dotacji na wsparcie lub powierzenie realizacji zadań jest podpisanie umowy.
  11. Każdy w terminie 30 dni od dnia ogłoszenia wyników konkursu może żądać uzasadnienia wyboru lub odrzucenia oferty.                                                                                               

Prezydent Miasta Otwocka zastrzega sobie prawo odstąpienia od rozstrzygnięcia, w części  lub w całości, otwartego konkursu ofert bez podania przyczyn.

 

  1. VIII.       Kryteria wyboru ofert

 

  1. Kryteria formalne:

1)    ocena, czy podmiot składający ofertę jest uprawniony do jej złożenia na podstawie  art. 3 ustawy,

2)    ocena terminowości złożenia oferty zgodnie z działem VI ogłoszenia,

3)    ocena kompletności załączonej dokumentacji, o której mowa w dziale VII ogłoszenia.

  1. Kryteria merytoryczne:

1)    ocena, czy cele statutowe podmiotu są zbieżne z zadaniem określonym w niniejszym ogłoszeniu,

2)    ocena, czy zadanie jest adresowane do mieszkańców Otwocka

3)    ocena zgodności złożonej oferty z zadaniem określonym w niniejszym ogłoszeniu, tj. czy:

a)    planowane zadanie jest możliwe do zrealizowania w terminie określonym niniejszym ogłoszeniem oraz przydatne i atrakcyjne dla beneficjentów;

b)    kalkulacja kosztów realizacji zadania jest adekwatna do harmonogramu (zakresu rzeczowego) zadania;

c)    zadeklarowany został udział finansowych środków własnych;

d)    osoby, przy udziale których podmiot ma realizować zadanie, posiadają właściwe kwalifikacje;

e)    podmiot dysponuje odpowiednim zapleczem lokalowym; (opcjonalnie)

f)     przewidziany został wkład pracy wolontariuszy w realizację zadania;

4)    pozytywna ocena wiarygodności finansowej podmiotu, która została dokonana na podstawie złożonych dokumentów i wcześniejszej współpracy z Miastem Otwock w tym realizacji zleconych dotychczas zadań (z uwzględnieniem rzetelności i terminowości oraz sposobu rozliczenia otrzymanych na ten cel środków),

5)    ocena podmiotu w zakresie jego doświadczenia w realizacji podobnych zadań będących przedmiotem oferty.

  1. IX.  Informacja, o której mowa w art. 13 ust. 2 pkt 7 ustawy zrealizowanych przez Miasto Otwock w ramach otwartych konkursów ofert podobnych zadań publicznych i związanych z nimi kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym i podmiotom, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy.

 

W 2016 r. na wsparcie realizacji w/w zadań przekazano środki w wysokości 60.000,00 zł.

Formularz oferty, wraz ze wzorami załączników wymienionych w ogłoszeniu, dostępny jest na stronie internetowej Urzędu Miasta Otwocka www.otwock.pl/współpraca z NGO /otwarte konkursy ofert lub w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Otwocka dostępnym na stronie internetowej Urzędu Miasta Otwocka pod adresem www.otwock.pl w zakładce NGO/otwarte konkursy ofert.

Załącznik do pobrania